Seans onayı nedir
Seans onayı, hastaya WhatsApp gibi bağlı kanallardan giden bir mesajdır. Mesaj, sıradaki seansın planlanan tarihini ve saatini bildirir ve hastadan onay ister. Varsayılan metin şöyledir:Merhaba {hasta adı}, {tedavi adı} tedavinizin {seans sırası}. seansı ({seans tipi}) için {tarih} saat {saat} randevusu planlandı. Onaylıyor musunuz?Bu metin Seans Onay Talebi (WhatsApp) adlı Mesaj Şablonu’ndan gelir. Metni değiştirmek için Mesaj şablonları sayfasına bakın.
Seans onayı, randevu hatırlatmasından farklıdır. Hatırlatma, zaten kesinleşmiş bir randevuyu hatırlatır. Seans onayı ise henüz randevusu açılmamış bir seans için hastanın evet demesini bekler. Hatırlatmalar için Randevu hatırlatmaları sayfasına bakın.
Ne zaman gönderilir
Mesajlar bir randevu Tamamlandı durumuna geçtiğinde planlanır. Akış şöyle işler:- Flextell, tamamlanan seansın bağlı olduğu tedavi planına bakar ve henüz randevusu olmayan bir sonraki seansı bulur.
- Sonraki seansın planlanan tarihi, tamamlanan seansın tarihine seanslar arası gün sayısı eklenerek hesaplanır. Tarih, doktorun o günden sonraki ilk uygun saatine kaydırılır.
- Seanslar arası gün sayısı 0 ise ya da sonraki seans yoksa mesaj planlanmaz. Gün sayısını tedavi planında Sonraki Seans Aralığı (gün) alanından belirlersiniz. Ayrıntı için Tedavi planı ve seanslar sayfasına bakın.
- Her seans için, planlanan tarihten kaç gün önce mesaj gideceği klinik ayarlarınızdan gelir. Bu günlerin zaman geçmiş olanları atlanır.
Mesajlar, ayarlardaki Gönderim saatinde gider. Sistem gönderime hazır mesajları 5 dakikada bir kontrol eder.
Kuyrukta takip
Bu sayfa, hastaya gidecek ya da gitmiş tüm seans onaylarını tek listede toplar. Liste tüm klinik için geçerlidir; yalnızca kendi randevularınızı değil, kliniğin tüm seans onaylarını görürsünüz. Başka bir satış temsilcisine atanmış bir Lead’in hastası ise kişisel bilgileri gizli görünür.Sayfadaki öğeler
Üstte üç özet kartı vardır:
Listede şu sütunlar bulunur: Hasta, Tedavi / Seans (örneğin “2. Seans”), Zaman, Durum, Onay Durumu ve Kanal. Sütun menüsünden Randevu Kodu ve Randevu Tarihi sütunlarını da açabilirsiniz. Varsayılan sıralama, planlanan zamana göre en yeni üsttedir.
Araç çubuğunda arama kutusu (Hasta, randevu kodu veya tedavi ara) ve şu filtreler vardır:
- Durum: Planlandı, Gönderildi, Hatalı, Süresi Geçti
- Onay Durumu: Onay Bekliyor, Onaylandı, Reddedildi
- Kanal: WhatsApp, Instagram, Telegram, Web
- Randevu Tarihi: randevunun tarih aralığı
Onaylama ve gönderme
Bekleyen onayları gözden geçirmek için Onay Durumu filtresinde Onay Bekliyor’u seçin.1
Satırı açın
Satırın sonundaki menüden Görüntüle’yi seçin. Seans Onayı Detayı penceresi seans numarasını, planlanan zamanı, kanalı ve ana randevu bilgilerini gösterir.
2
Karar verin
Satır menüsünden Onayla ya da Reddet’i seçin. Onayla, Seans Mesajını Onayla penceresini açar. Onayladığınız mesaj planlanan zamanda gönderilebilir hale gelir. Reddettiğiniz mesaj hiç gönderilmez.
3
İsterseniz hemen gönderin
Onaylanmış ve Planlandı durumundaki bir mesajı beklemeden göndermek için Şimdi Gönder’i seçin.
Birden çok satırı işaretlerseniz üstteki işlem çubuğundan Onayla, Reddet, Tekrar Gönder, Şimdi Gönder ve Sil işlemlerini toplu uygulayabilirsiniz. Tek seferde en fazla 100 kayıt işlenir. Koşulu sağlamayan kayıtlar atlanır, kalanlar işlenir ve sonuçta kaç kaydın işlenemediği bildirilir. Bu izinler Randevu Hatırlatmaları grubunda yer alır; rollere nasıl verileceğini Roller sayfasında bulabilirsiniz.
Hatalı ve süresi geçmiş mesajlar
- Hatalı: Gönderim sırasında mesaj iletilemezse (örneğin hastanın ulaşılabilir bir kanalı yoksa) mesaj Hatalı olur. Nedeni giderin, sonra Tekrar Gönder’i kullanın. Hatalı mesajların tümünü tek seferde yeniden denemek için araç çubuğundaki Hatalı Mesajları Yeniden Gönder düğmesine basın. Otomatik yeniden deneme yoktur.
- Süresi Geçti: Onaylanıp gönderilmeden planlanan zamanı geçen mesajın süresi dolar. Süresi dolan mesaj onaylanamaz.
Gönderildi durumu mesajın hastanın kanalına iletildiğini gösterir. Sorun yaşıyorsanız Mesajlar ve hatırlatmalar sorun giderme sayfasına bakın.
Hastanın yanıtı ve randevunun oluşması
Hasta mesaja aynı sohbetten yanıt verir. Yanıtı AI asistan yorumlar. Etkin bir seans onayı olan hastanın “evet”, “hayır” ya da “gelmeyeceğim” gibi mesajları rezervasyon akışına yönlendirilir ve oradan işlenir.
Oluşan randevu, ana randevunun Alt Randevular bölümünde ve randevu listesinde Seans Randevusu olarak görünür. Randevu Bekliyor durumunda açıldığı için normal randevu bildirimleri ve hatırlatmaları ondan sonra işler.
Cevap vermeyen hastanın randevusu kendiliğinden açılmaz. Süresi geçen ya da yanıtsız kalan bir seans için sistem arka planda randevu oluşturmaz. Böyle bir seans için randevuyu kendiniz açın.
İlgili ayarlar
Mesaj zamanlarını Ayarlar → Bildirim & Hatırlatma sayfasından ayarlarsınız. Sayfayı görmek için Bildirim Ayarları grubundaki görüntüleme iznine, kaydetmek için güncelleme iznine ihtiyacınız vardır. Bu ayarlar hastalara giden mesajların kurallarıdır. Kendi bildirim tercihleriniz için değil, klinik geneli içindir.
Gün sayıları pozitif tamsayı olarak girilir (örneğin 5 yazarsanız mesaj planlanan tarihten 5 gün önce gider). Sistem, 1 ile 365 arasındaki değerleri kabul eder. Gün listeleri, seans onayı mesajları planlanırken kullanılır.
Mesaj metnini kliniğinize göre değiştirmek için Mesaj şablonları sayfasındaki Seans Onay Talebi (WhatsApp) şablonunu düzenleyin. Mesajların gideceği kanalları Kanallar sayfasından yönetirsiniz. Ayar sayfasının tamamı için Bildirim ve hatırlatma ayarları sayfasına bakın.
İlgili sayfalar
Randevu hatırlatmaları
Kesinleşmiş randevular için giden hatırlatmalar.
İptal takibi
İptal edilen randevulardan sonra gönderilen takip mesajları.
Tedavi planı ve seanslar
Seansların sırası, aralıkları ve elle randevu oluşturma.
Bildirim ve hatırlatma ayarları
Gönderim saati ve gün listeleri.