Mesaj şablonları

Flextell, randevu bilgilendirmesi, hatırlatma ve engel bildirimi gibi birçok mesajı hastaya kendisi gönderir. Bu mesajların metni Mesaj Şablonları ekranında tutulur. Metni değiştirerek kliniğinizin dilini yansıtabilirsiniz. Ekrana İletişim Ayarları → Mesaj Şablonları menüsünden ulaşırsınız. Menüyü görmek için rolünüzde Görüntüle izni (grup: Mesaj Şablonları) olmalıdır. Oluşturma, düzenleme ve silme için sırasıyla Oluştur, Güncelle ve Sil izinleri gerekir. İzinleri Roller sayfasından yönetebilirsiniz.

Mesaj şablonu nedir

Mesaj şablonu, bir olay gerçekleştiğinde hastaya gidecek metindir. Her şablon tek bir sistem olayına bağlıdır. Örneğin appointment.created şablonu, randevu oluşturulunca giden bilgilendirme mesajıdır. Şablonun alanları şunlardır:

Alan	Açıklama
Şablon Adı	Listede görünen ad. Sonradan değiştirebilirsiniz.
Sistem Adı	Şablonun hangi olay için kullanılacağını belirler. Şablon oluşturulduktan sonra değiştirilemez.
Konu	Yalnızca panelde, kart önizlemesinde ve aramada kullanılır. Hastaya giden mesajda yer almaz; mesajın metni İçerik Metni alanından oluşur.
İçerik Metni	Hastaya giden metin. Birleştirme etiketleri içerebilir.
Aktif	Kapalıysa şablon gönderimlerde kullanılmaz.

Her yeni klinik, tüm sistem şablonlarıyla hazır gelir. Çoğu zaman yeni şablon açmanız gerekmez; mevcut şablonun metnini düzenlemeniz yeterlidir.

Sistem şablonları ve kullanıldıkları yerler

Liste ekranı kart görünümündedir. Her kartta şablon adı, altında olayın teknik anahtarı (örneğin appointment.updated), sohbet balonu biçiminde bir önizleme, son güncelleme tarihi ve Aktif ya da Pasif rozeti bulunur. Karta fare ile gelince etiketler örnek değerlerle (örneğin “Ayşe Yılmaz”) gösterilir. Bunlar yalnızca önizleme içindir. Kartlar en son oluşturulan en üstte olacak şekilde sıralanır. Arama kutusu (Şablon adı veya konu) ve Aktiflik filtresiyle listeyi daraltabilirsiniz.

Panelde görünen ad	Anahtar	Ne zaman gider
Randevu Oluşturma (WhatsApp)	`appointment.created`	Randevu oluşturulurken hastaya bilgi mesajı gönderme seçiliyse.
Randevu Güncelleme	`appointment.updated`	Randevunun saati, doktoru veya tedavisi değişir ve hastaya mesaj gönderme seçiliyse.
Randevu Hatırlatma (Yarın)	`appointment.reminder.tomorrow`	Randevudan bir gün önce, hatırlatma olarak.
Randevu Hatırlatma (Offset)	`reminder.offset.generic`	Bir gün dışındaki hatırlatma aralıklarında.
Seans Onay Talebi	`session.confirmation.request`	Randevu tamamlanıp sonraki seans planlandığında.
İptal Sonrası Takip (30 Gün)	`appointment.cancellation.followup`	İptal nedeniyle iptal edilen randevudan belirli gün sonra (varsayılan 30 gün).
Randevu Taşıma Onay Talebi	`reschedule.confirmation.request`	Bir doktorun randevuları toplu taşındığında.
Engel Bilgilendirme (Genel)	`blacklist.blocked.generic`	Hasta bir kanalda engellendiğinde.
Dosya Onay Mesajı	`media.ack`	Hasta yalnızca dosya gönderdiğinde ve AI asistan etkin olduğunda.
Form Fotoğrafları Eksik/Tamamlanmalı	`form.photo.reminder`	AI asistan fotoğraf istedikten sonra gelen fotoğraf sayısı yetersizse.
Form Fotoğrafları Tamamlandı	`form.photo.success`	Gerekli fotoğraflar tamamlandığında.
Satış Yönlendirme Onayı	`sales.gatekeeping.success`	AI asistan ön görüşmeyi tamamlayıp hastayı ekibe yönlendirdiğinde.
İlk Karşılama Mesajı (Ön Kayıt)	`intake.welcome`	Sohbetteki ilk AI yanıtının başına eklenir.
Flexy Kapatma Mesajı	`support.handoff.human`	AI asistan sohbeti bir personele devrettiğinde.
Destek Talebi Çözüldü	`ticket.resolved`	Atanmış bir Destek Talebi çözüldü durumuna geçtiğinde.
Veri İmha Doğrulama	`data.erasure.verification`	Veri İmha Talebi oluşturulduğunda veya doğrulama bağlantısı yeniden gönderildiğinde.
Engel Bilgilendirme (Geçici)	`blacklist.blocked.temporary`	Şu anda hiçbir otomatik gönderimde kullanılmıyor.
Konum Gönderildi	`tenant.location.sent`	Şu anda hiçbir otomatik gönderimde kullanılmıyor.
Hasta Formu Linki	`customer.form.link`	Şu anda hiçbir otomatik gönderimde kullanılmıyor.

support.handoff.human olayı Sistem Adı listesinde “Flexy Kapatma Mesajı” adıyla görünür. data.erasure.verification olayı bu listede hiç yer almaz; kartı yine de listelenir ve teknik anahtarıyla gösterilir.

Mesajın hastaya ulaşması

Şablon doğru olsa bile mesajın gitmesi için bazı koşullar gerekir.

Şablon Aktif olmalıdır. Etkin şablon bulunamazsa mesaj gönderilmez.
Flextell hastanın ulaşılabilir kanalını sırayla arar: randevuda seçtiğiniz kanal, hastanın son yazdığı kanal, hastanın varsayılan kanalı, kliniğin varsayılan kanalı, ardından bağlı herhangi bir kanal. Kanal bağlı (açık) olmalıdır. Kanalları Kanallar sayfasından kontrol edin.
Sohbette AI asistan kapalıysa (bir personel sohbeti devraldıysa) bazı otomatik mesajlar gönderilmez. Randevu güncelleme, toplu taşıma onayı ve dosya onay mesajı bu gruptadır.
Randevu mesajının kanalını randevu formundan seçersiniz. Ayrıntı için Randevu oluşturma sayfasına bakın.

Gönderilmeyen mesajları araştırmak için Mesajlar ve hatırlatmalar sayfasını kullanın.

Şablonu düzenleme

Şablonu bulun

İletişim Ayarları → Mesaj Şablonları ekranında kartı arayın. Karttaki küçük gri satır olayın teknik anahtarıdır.

Düzenleme ekranını açın

Karta tıklayın veya karttaki İşlemler menüsünden Düzenle’yi seçin.

Metni değiştirin

Şablon Adı, Konu ve İçerik Metni alanlarını düzenleyin. Hastanın adı gibi değişen bilgiler için etiket ekleyin (bir sonraki bölüme bakın).

Şablonun açık olduğunu doğrulayın

Aktif anahtarının açık olduğundan emin olun.

Kaydedin

Kaydet’e basın. “Mesaj şablonu güncellendi” bildirimi görünür ve düzenleme sayfasında kalırsınız.

Düzenleme ekranında Sistem Adı salt okunurdur. Vazgeç değişiklikleri kaydetmeden, uyarı vermeden listeye döner.

Metindeki bir etiketi silerseniz hasta mesajında o bilgi yer almaz. Olayın tanımadığı bir etiket ise mesajda boş görünür.

Silme

Kartın İşlemler → Sil seçeneği şablonu siler. Silme penceresi Geri Dönüşüm Kutusu’ndan söz eder. Mesaj şablonlarının geri yüklenmesine güvenmeyin; gerekirse aşağıdaki yöntemle yeniden oluşturun. Düzenleme sayfasında Sil düğmesi yoktur.

Birleştirme etiketleri

Etiketler, mesaj gönderilirken gerçek bilgiyle değişen yer tutuculardır. Editörde {{ customerName }} biçiminde bir parça olarak görünür. Etiket eklemek için editörün araç çubuğundaki { } (Değişkenler) düğmesine basın. Açılan panelde seçtiğiniz olaya uygun etiketler listelenir. Etikete tıklayınca imlecin bulunduğu yere eklenir.

Metne elle {{ customerName }} yazmak etiket eklemez. Etiketi Değişkenler panelinden ekleyin.

Etiket	Anlamı	Hastada görünen değer
`customerName`	Hasta Adı	Hastanın adı ve soyadı
`tenantName`	Klinik Adı	Kliniğinizin adı
`appointmentDate`	Randevu Tarihi	`12.07.2026` biçiminde
`appointmentTime`	Randevu Saati	`14:15` biçiminde
`treatmentName`	Tedavi Adı	Tedavi adları, birden fazlaysa virgülle
`doctorName`	Doktor Adı	Randevudaki doktor
`session_order`	Seans Sırası	Seans numarası
`sessionType`	Seans Tipi	Kontrol, İşlem, Tedavi, Konsültasyon, Takip, Acil veya Ameliyat; belirtilmemişse “Seans”
`planned_date`, `planned_time`	Planlanan Tarih, Planlanan Saat	Sonraki seansın planlanan zamanı
`oldDate`, `oldTime`	Eski Randevu Tarihi, Eski Randevu Saati	Taşınmadan önceki zaman
`newDate`, `newTime`	Yeni Randevu Tarihi, Yeni Randevu Saati	Önerilen yeni zaman
`reasonText`	Engel Nedeni	Engelleme nedeni
`mediaCount`	Dosya Sayısı	Alınan dosya veya fotoğraf sayısı
`requiredPhotoCount`	Gerekli Fotoğraf Sayısı	İstenen en az fotoğraf sayısı
`remainingPhotoCount`	Kalan Fotoğraf Sayısı	Eksik kalan fotoğraf sayısı
`maxPhotoCount`	Maksimum Fotoğraf Sayısı	Gönderilebilecek en çok fotoğraf sayısı
`ticketCode`	Destek Talebi Kodu	Destek Talebinin kodu
`formName`, `formUrl`	Form Adı, Form Linki	Form adı ve bağlantısı
`erasureUrl`, `erasureExpiresAt`	Veri İmha Onay Linki, Onay Linki Son Geçerlilik	Doğrulama bağlantısı ve son geçerlilik zamanı

Değişkenler paneli her olay için yalnızca o olayla ilgili etiketleri sunar ve bazı etiketleri hiç sunmaz. blacklist.blocked.temporary, tenant.location.sent, form.photo.success, ticket.resolved, intake.welcome ve support.handoff.human olaylarında panelde etiket yoktur (Değişkenler düğmesi görünmez). sales.gatekeeping.success için panel yalnızca requiredPhotoCount etiketini sunar.
Panelin sunmadığı etiketler (örneğin ticket.resolved için ticketCode, customerName, tenantName ya da data.erasure.verification için tüm etiketler) varsayılan metinde zaten bulunur. Mevcut şablonu düzenlerken bu etiketleri silmeyin. Silinmiş bir şablonu yeniden oluştururken panel bu etiketleri eklemenize izin vermez.
Tarih her zaman gün.ay.yıl, saat saat:dakika biçiminde ve klinik saat diliminde yazılır. Ayarlardaki tarih biçimi bu mesajlarda kullanılmaz.
Varsayılan randevu metinleri sessionType etiketini kullanır. Bu etiket Değişkenler panelinde listelenmez, ancak metinde kalır ve düzenlerken korunur.

Kanala göre biçim farkı

Aynı şablon her kanala o kanalın destekleyebildiği biçimde gider. Editörde yalnızca Kalın biçimi vardır.

Kanal	Kalın metin hastaya nasıl gider
WhatsApp	`kalın` biçiminde; satır sonları korunur.
Telegram	Telegram’ın desteklediği biçimlendirmeyle.
Web sitesi ve Instagram	Düz metin olarak; kalın biçim görünmez.

Şablon metni çevrilmeden, yazdığınız gibi gönderilir. Her şablon için tek metin yazarsınız; hastanın diline göre otomatik çeviri yapılmaz.

Yeni şablon oluşturma

Her olay için kliniğinizde yalnızca bir şablon bulunabilir. Bu yüzden yeni şablon açmak çoğunlukla silinmiş bir şablonu yerine koymak içindir.

Formu açın

İletişim Ayarları → Mesaj Şablonları ekranında Yeni Şablon’a basın. Düğme için Oluştur izni gerekir.

Genel bilgileri girin

Şablon Adı, Sistem Adı ve Konu alanlarını doldurun. Aktif anahtarı varsayılan olarak açıktır.

İçeriği yazın

İçerik Metni alanına mesajı yazın ve etiketleri Değişkenler panelinden ekleyin.

Oluşturun

Oluştur’a basın. “Mesaj şablonu oluşturuldu” bildirimi görünür ve listeye dönersiniz.

Alan	Zorunlu	Kural
Şablon Adı	Evet	En fazla 150 karakter.
Sistem Adı	Evet	Listeden seçilir; her seçenek “Etiket — anahtar” biçiminde gösterilir. Kliniğinizde aynı olay için başka bir şablon varsa kaydedilmez.
Aktif	Hayır	Varsayılan açık. Kapalı şablon gönderimlerde kullanılmaz.
Konu	Evet	En fazla 200 karakter.
İçerik Metni	Evet	Boş bırakılamaz.

Formdaki alanlar daha uzun metne izin verse de sunucu Şablon Adı için 150, Konu için 200 karakterden fazlasını kabul etmez. Sınırı aşarsanız alanın altında hata görürsünüz.

Silinen sistem şablonunu yeniden oluşturma

Bir sistem şablonunu sildiyseniz o olay için hastaya mesaj gitmez. Şablonu şu şekilde geri kazanırsınız:

Yeni Şablon'u açın

Mesaj Şablonları ekranında Yeni Şablon’a basın.

Olayı seçin

Sistem Adı listesinden silinen şablonun olayını seçin. Örneğin güncelleme mesajı için “Randevu Güncelleme — appointment.updated” seçeneğini seçin.

Metni yeniden yazın

Şablon Adı ve Konu alanlarını doldurun, mesajı yazın ve gerekli etiketleri Değişkenler panelinden ekleyin.

Oluşturun

Oluştur’a basın. Şablon Aktif olarak kaydedilir ve olay yeniden mesaj göndermeye başlar.

Yeni şablon, silinenin eski metniyle gelmez; metni siz yazarsınız. Aşağıdaki örnek, randevu oluşturma mesajının varsayılan metninin içeriğini gösterir.

Randevu oluşturma mesajının varsayılan metni

Varsayılan metin yaklaşık şöyledir. Parantez içindeki adlar, Değişkenler panelinden ekleyeceğiniz etiketlerdir.

Merhaba (customerName), randevu bilgilendirme detaylarınız aşağıdadır.
Klinik: (tenantName)
Tarih: (appointmentDate) Saat: (appointmentTime)
Tedavi: (treatmentName) Seans Tipi: (sessionType) Seans: (session_order)
Doktor: (doctorName)
Sizi kliniğimizde ağırlamaktan mutluluk duyacağız.

data.erasure.verification (Veri İmha Doğrulama) olayı Sistem Adı listesinde bulunmadığı için panelden yeniden oluşturulamaz. Bu şablonu silmeyin.

Kliniğinizde o olay için zaten bir şablon varsa Oluştur reddedilir ve Sistem Adı alanının altında İngilizce bir uyarı görürsünüz. Bu durumda listeden mevcut şablonu bulup düzenleyin.

İlgili sayfalar

Randevu hatırlatmaları

Hatırlatma mesajlarının kuyruğu ve onay akışı.

Kanallar

Mesajın gideceği WhatsApp, Telegram ve diğer kanallar.