Randevu hatırlatmaları

Flextell, randevusu olan hastaya randevudan önce otomatik hatırlatma mesajı hazırlar. Bu mesajlar onay kuyruğuna düşer. Siz onaylayıp reddedersiniz; onaylı mesajlar planlanan zamanda hastaya gider. Sayfa: Randevu & Hasta Yönetimi → Randevular → Randevu Hatırlatmaları. Aynı ekran üç kuyruk için kullanılır: Randevu Hatırlatmaları, Seans Onayları ve İptal Takibi Hatırlatmaları. Bu sayfa randevu hatırlatmalarını anlatır. Diğer ikisi için Seans onayları ve İptal takibi sayfalarına bakın. Onay, reddetme ve yeniden deneme adımları üçünde de aynıdır.

​

Hatırlatma nasıl oluşur

Flextell hatırlatmayı siz değil, randevu oluşturur. Hatırlatma şu durumlarda hazırlanır:

• Randevuyu oluşturduğunuzda.
• İptal edilmiş veya reddedilmiş bir randevuyu yeniden etkinleştirdiğinizde.
• Randevunun tarih veya saatini değiştirdiğinizde.

Her hatırlatma için şu koşullar geçerlidir:

• Randevuda doktor seçili olmalı. Doktorsuz randevu için hatırlatma oluşmaz. Doktoru sonradan, tarih ve saati değiştirmeden eklerseniz de hatırlatma oluşmaz.
• Randevu iptal edilmiş veya reddedilmiş olmamalı.
• Hatırlatmanın zamanı geçmiş olmamalı. Örneğin yarınki bir randevuyu bugünkü gönderim saatinden sonra açarsanız “1 gün önce” hatırlatması oluşmaz.
• Randevu içe aktarılmış bir kayıt olmamalı.

Varsayılan olarak her randevu için iki hatırlatma hazırlanır: 3 gün önce ve 1 gün önce. Günleri ve gönderim saatini Ayarlar → Bildirim & Hatırlatma sayfasından değiştirirsiniz. Ayrıntı için Bildirim ve hatırlatma ayarları sayfasına bakın. Mesaj metni, kliniğinizin Mesaj Şablonları arasından gönderim anında oluşturulur. “1 gün önce” hatırlatması Randevu Hatırlatma (Yarın) şablonunu, diğer günler Randevu Hatırlatma (Offset) şablonunu kullanır.

​

Onay durumu randevudan gelir

Hatırlatmanın ilk onay durumu, randevunun o andaki durumuna bağlıdır: Randevu sonradan Onaylandı durumuna geçerse, Onay Bekliyor durumundaki ve gönderilmemiş hatırlatmaları otomatik onaylanır. Daha önce Reddedildi olanlar ve Süresi Geçti olanlar değişmez. Hatırlatmalar, randevu Onaylandı durumuna geçince gönderilir.

​

Onay kuyruğu

Kuyruk, kliniğinizin tüm randevu hatırlatmalarını listeler. Liste yalnızca kendi randevularınızla sınırlı değildir; Görüntüleme izniniz varsa hepsini görürsünüz. Lead aşamasındaki hastaların bilgileri, kayıt size atanmamışsa gizlenir. Üstteki üç kart durumu özetler: Listenin üstünde şunları bulursunuz:

• Arama: Hasta, randevu kodu veya tedavi ara.
• Durum filtresi: Planlandı, Gönderildi, Hatalı, Süresi Geçti.
• Onay Durumu filtresi: Onay Bekliyor, Onaylandı, Reddedildi.
• Kanal filtresi: WhatsApp, Instagram, Telegram, Web.
• Randevu Tarihi filtresi: hatırlatmanın değil, randevunun tarih aralığı.
• Temizle, yenile düğmesi ve sütun menüsü.

Tablonun sütunları: Liste varsayılan olarak oluşturulma tarihine göre, en yeni üstte sıralanır. Hiç kayıt yoksa Randevu hatırlatması bulunamadı. mesajını görürsünüz. Bir randevunun hatırlatmalarını randevunun kendi sayfasında da görebilirsiniz: Hatırlatma Onayları sekmesi, her hatırlatmanın planlanan gönderim zamanını ve onay durumunu gösterir. Bu sekmede işlem yapılmaz; onaylamak ve reddetmek için kuyruğa gelin. Bkz. Randevu detayı ve düzenleme.

​

Onaylama, reddetme ve gönderme

Her satırın sonundaki menüden işlem seçersiniz. Menü, hatırlatmanın durumuna ve izinlerinize göre değişir. Onaylama, reddetme, yeniden gönderme, anında gönderme ve silme işlemlerinde Flextell önce onay ister. Onayladığınızda işlem tamamlanır ve ekranda bildirim görürsünüz. Onaylanan hatırlatma planlanan zamanında gönderilebilir hale gelir (Hatırlatma onaylandı). Reddedilen hatırlatma gönderilmez (Hatırlatma reddedildi).

​

Gönderim zamanı

Onaylı bir hatırlatma, planlanan zamanı geldiğinde gönderilir. Flextell gönderilecek hatırlatmaları yaklaşık 5 dakikada bir kontrol eder. Bu yüzden mesaj, planlanan saatten birkaç dakika sonra çıkabilir.

• Gönderim saati hatırlatma gününde, kliniğin Gönderim saati ayarına göre belirlenir. Varsayılan 13:00’tür.
• Onay Bekliyor durumundaki hatırlatma, zamanı gelse bile gönderilmez. Zamanı geçmeden onaylamanız gerekir.
• Mesaj hastanın ulaşılabilir kanalından gider. Randevudaki kanal öncelikli olur; ulaşılamıyorsa hastaya ulaşılabilen başka bir kanal denenir.
• Şimdi Gönder planlanan zamanı beklemez ve mesajı hemen gönderir.
• Gönderim saatini değiştirirseniz, gönderilmemiş ve reddedilmemiş gelecekteki hatırlatmaların saatleri yeni saate göre kayar. Yeni saat o gün için geçmişse eski saat korunur.

​

Durumlar ve hatalar

Her hatırlatmanın iki ayrı durumu vardır: gönderim durumu (Durum) ve onay durumu (Onay Durumu).

​

Hatalı hatırlatmalar

Şu durumlarda hatırlatma Hatalı olur:

• Hastaya ulaşılabilecek bağlı bir kanal yoktur.
• Kullanılacak mesaj şablonu silinmiş, pasife alınmış veya boştur.
• Gönderim sırasında başka bir hata oluşmuştur.

Hatalı hatırlatma kendiliğinden yeniden denenmez. Sorunu giderdikten sonra Tekrar Gönder seçin. Hatırlatma yeniden kuyruğa girer ve yaklaşık 5 dakika sonra gönderilir. Kanal ve şablon sorunları için Kanallar ve Mesaj Şablonları sayfalarına, genel sorun giderme için Mesajlar ve hatırlatmalar sayfasına bakın.

​

Süresi geçen hatırlatmalar

Gönderim zamanı geçmiş, gönderilmemiş ve reddedilmemiş bir hatırlatma şu durumlarda Süresi Geçti olur:

• Randevu başlamıştır. “1 gün önce” hatırlatması için randevu gününün gelmesi yeterlidir.
• Aynı randevunun daha yeni bir hatırlatması da gecikmiştir. Geç onay verirseniz yalnızca en yenisi gönderilir, eskiler Süresi Geçti olur.

Süresi Geçti hatırlatmayı onaylayamaz ve reddedemezsiniz (REMINDER_EXPIRED). Randevuyu onaylamak da onu yeniden canlandırmaz. Panelde bu durumda Sil seçeneği de görünmez.

​

Sık görülen uyarılar

​

Toplu işlemler

Birden çok satırı onay kutularıyla seçtiğinizde işlem çubuğu açılır. Şu toplu işlemler vardır: Onayla, Reddet, Tekrar Gönder, Şimdi Gönder ve Sil.

• Tek seferde en fazla 100 hatırlatma seçebilirsiniz.
• Seçtiğiniz satırlardan biri salt okunursa veya size bu işlemlerin hiçbiri için izin verilmemişse çubuk görünmez.
• Pencerede <N> hatırlatma için bu işlem uygulanacaktır. yazar. Onaylayınca işlem uygulanır.
• İşleme uygun olmayan satırlar tek tek atlanır, kalanlar işlenir. Sonuç bildirimi <N> hatırlatma işlendi biçimindedir. Bazıları işlenemediyse <M> kayıt işlenemedi. eklenir.

Hatalı tüm mesajları tek adımda yeniden denemek için araç çubuğundaki Hatalı Mesajları Yeniden Gönder düğmesini kullanın. Düğme yalnızca Hatalı sayısı sıfırdan büyükse ve Gönderme izniniz varsa görünür. Seçtiğiniz kuyruğun (bu sayfada randevu hatırlatmalarının) tüm hatalı mesajlarını kuyruğa alır ve <N> mesaj yeniden denenecek. bildirimini gösterir.

​

İlgili sayfalar