Faturalaştırmadan önce
Sihirbazı Muhasebe & Finans → Satışlar ekranından açarsınız. Başlamadan şunları kontrol edin.Başka bir kullanıcıya atanmış bir Lead’in satışında fatura gönderme ve diğer fatura işlemleri yapamazsınız. Ekranda atamayla ilgili bir uyarı görürsünüz; yöneticinizden atama ya da yetki isteyin.
- Satışlar listesinde ilgili satırın menüsünden Faturalaştır.
- Satış sayfasında Genel Bakış sekmesindeki Faturalaştır düğmesi.
Hasta bilgileri
Adım üstünde Faturalandırma için eksik hasta bilgilerini tamamlayın yazar. Bu adım yalnızca hastanın kartında eksik bilgi varsa görünür. Eksik bir şey yoksa doğrudan Fatura Bilgileri adımıyla başlarsınız. Ekranın üstündeki uyarı şunu söyler: Fatura kesebilmek için aşağıdaki bilgiler gerekli. Devam ettiğinizde hasta kartına da kaydedilir. Yalnızca eksik alanlar listelenir.1
Eksik alanları doldurun
Sihirbazın gösterdiği alanları hastanın bilgileriyle doldurun.
2
İleri'ye tıklayın
İleri bilgileri hasta kartına kaydeder ve Fatura Bilgileri adımına geçer. Kayıt başarısız olursa Hasta bilgileri kaydedilemedi. uyarısı çıkar. Vazgeçmek için Vazgeç’e tıklayın.
Belge türü ve seri
Fatura Bilgileri adımının üstünde hastanın özeti durur: ad, satış tarihi, satış temsilcisi ve satış tutarı. Altındaki Belge bölümünde hesabı, seriyi ve tarihi seçersiniz.1
Fatura hesabını seçin
Fatura Hesabı alanında hesaplar dörde kadar kart olarak, daha fazlaysa bir seçim listesi olarak gelir. Kartta entegratörün logosu, hesabın adı ve
<entegratör> · <belge türü> bilgisi yazar. Tek hesap varsa o seçilir. Birden fazla hesap varsa satışın varsayılan hesabı seçilir: satışı yapan kullanıcının doktor formundaki Tercih Edilen Fatura Hesabı, tercih yoksa satış kalemlerindeki doktorların ortak tercihi, o da yoksa Ayarlar → Muhasebe sayfasındaki Varsayılan Fatura Hesabı. Bu alanlar için bkz. Doktorlar ve Muhasebe ayarları. Hiçbiri tanımlı değilse hesabı kendiniz seçersiniz. Dilediğiniz hesabı elle değiştirebilirsiniz.2
Kalan kontörü kontrol edin
Seçtiğiniz hesabın yanında <n> kontör kaldı yazan bir halka görünür. Üzerine geldiğinizde
<kalan> / <toplam> kontör · %<oran> kullanıldı bilgisi açılır. Kontörü entegratörünüz sayar; Flextell yalnızca bakiyeyi gösterir. Bilgi alınamazsa Kontör bilgisi alınamadı. uyarısı çıkar.3
Seriyi seçin
Seri listesi seçtiğiniz hesabın entegratördeki aktif serilerini getirir. Hesabın varsayılan serisi, yoksa listedeki ilk seri önceden seçilir. Hesap seçilmemişse liste Önce fatura hesabı seçin der.
4
Tarih ve saati girin
Belge Tarihi bugünü, Saat şu anki saati (24 saat biçiminde) varsayılan alır. Gerekirse değiştirin.
5
Kalemleri belirleyin
Kalemler bölümünde iki sekme vardır. Satış Kalemleri satıştaki kalemleri salt okunur gösterir: Ürün/Hizmet, Miktar, Birim Fiyat, KDV, Toplam. Özel Kalemler sekmesinde belgeye kendi kalemlerinizi yazarsınız.
6
Gerekirse not ekleyin
Not Ekle ile belgede görünecek bir not yazın (en çok 2000 karakter). Notu kaldırmak için Notu kaldır’a tıklayın.
7
Önizle'ye tıklayın
Zorunlu alanlar eksikse sihirbaz uyarır (Fatura hesabı zorunludur., Seri seçimi zorunludur., Düzenleme tarihi zorunludur.). Hazırsanız Önizle’ye tıklayın. Önizleme alınamazsa Önizleme alınamadı bildirimi çıkar.
Özel kalemler
Özel Kalemler sekmesini, satışın tamamını değil bir bölümünü faturalamak ya da kalem adını belgeye göre yazmak istediğinizde kullanın. En az bir kalem girmeniz gerekir.
Kalem eklemek için Kalem Ekle’ye, silmek için
<n>. kalemi kaldır düğmesine tıklayın.
Girdiğiniz kalem tutarı, hastadan tahsil edilen tutar sayılır: KDV dahildir. Flextell e-SMM’de KDV’yi bu tutardan geriye doğru hesaplar; belgedeki ödenecek toplam, kalem tutarlarının toplamına eşit olur.
Önizleme
Önizleme adımı üstte hesabı, entegratörü ve belge türünü, seriyi ve belge tarihini gösterir. Altında belgenin HTML önizlemesi yer alır. Belgeyi göndermeden önce alıcıyı, tutarları ve notu burada kontrol edin.- Geri sizi Fatura Bilgileri adımına döndürür.
- Taslak Kaydet belgeyi taslak olarak kaydeder.
- Gönder belgeyi entegratöre gönderir.
Faturayı oluşturma
1
Gönder'e veya Taslak Kaydet'e tıklayın
Gönder belgeyi hemen keser. Taslak Kaydet belgeyi sonra göndermek üzere saklar.
2
Sonucu kontrol edin
Başarılı olursa Fatura gönderildi (belge numarasıyla) veya Taslak kaydedildi bildirimi çıkar. Satış ekranı yenilenir. Hata olursa sihirbazın üstünde bir uyarı çıkar (İşlem başarısız.); alanlarla ilgili bir hata varsa sihirbaz sizi Fatura Bilgileri adımına geri götürür.
3
Faturayı takip edin
Kesilen belge Muhasebe & Finans → Faturalar listesinde görünür. Durum sorgulama, e-posta ile gönderme, iptal ve taslağı gönderme için bkz. Faturalar.
Entegratörünüz Nilvera ise taslak kaydı, entegratör tarafında doğrudan gönderim gibi işleyebilir. Emin olmadığınız bir belgeyi Taslak Kaydet ile saklamak yerine önizlemede kontrol edin.
Belge kesilince satışta ve stokta ne olur
- Gönder ile kesilen belge (ya da sonradan gönderilen taslak) satışın tamamen faturalanıp faturalanmadığına bakar. Faturalanacak tutar kalmadıysa satışın durumu Faturalandırıldı olur.
- Taslak Kaydet satışın durumunu değiştirmez.
- Kliniğinizin stok ayarı faturada stok düşmeyi seçmişse, belge kesildiğinde satıştaki tüm ürün kalemleri stoktan düşer; yalnızca faturaladığınız özel kalemler değil. Stok yetmezse işlem hata verir. Bkz. Stoklar.
- Faturayı iptal ederseniz stok geri yüklenir ve Faturalandırıldı olan satış Tamamlandı durumuna döner.
Zaten faturalanmış satışlar
Durumu Faturalandırıldı olan satışlarda Faturalaştır düğmesi görünmez. Aynı kural iptal edilmiş ve silinmiş satışlar için de geçerlidir. Faturalanmış bir satışta şunlar geçerlidir:- Satışı silemezsiniz.
- Satışı düzenlerken yalnızca Açıklama alanını değiştirebilirsiniz. Ekranda Fatura oluşturuldu / Bu satışta yalnızca açıklama alanını güncelleyebilirsiniz. uyarısı görünür.
- Satışa bağlı belgeleri satışın Faturalar sekmesinde ve genel Faturalar listesinde görürsünüz.
İlgili sayfalar
Satışlar
Satış listesi, durumlar ve satış sayfası.
Faturalar
Kesilen belgeleri izleme, gönderme ve iptal.
Tahsilat
Satışa ödeme ekleme.
Entegrasyonlar
Fatura hesaplarını tanımlama.