Temel kavramlar

Flextell’de her kayıt başka bir kayda bağlıdır: bir Sohbet bir Lead’e, bir Lead bir Hasta’ya, bir Hasta’nın Randevusu bir Satış’a ve Fatura’ya uzanır. Bu sayfa, panelde sık göreceğiniz kavramları ve aralarındaki bağlantıları tek yerde toplar. Ekranların ayrıntıları için ilgili bölümün kendi sayfasına bakın.

​

Hasta ve Lead

Hasta, kliniğinizin hasta kaydıdır. Panelde ve Flextell’in tüm arayüzlerinde her zaman Hasta denir, hiçbir yerde “müşteri” denmez. Hastalar Randevu & Hasta Yönetimi → Hastalar altında listelenir ve her hastanın kendi Hasta kartı vardır. Karttan randevularına, satışlarına, tekliflerine, notlarına, görevlerine, dosyalarına ve iletişim kanallarına ulaşırsınız. Lead, henüz hasta olmamış ilgilenen kişidir. Bir Lead; sohbetle gelen bir kişi, bir reklam formu, bir entegrasyon ya da elle girilmiş bir kayıt olabilir. Lead’ler kliniğinizin tek aktif Pipeline’ında Aşama’dan Aşama’ya ilerler. Yeni bir Lead Yeni aşamasında başlar ve süreç iki kapanış aşamasından birinde biter: Lead ile Hasta arasındaki geçiş şöyle işler:

• Lead aşamasındaki kişi hasta listelerinde görünmez. Kişi, Hastaya Dönüştür işlemiyle Hasta olduktan sonra Hastalar listesine girer.
• Lead aşamasında bile kişinin sohbetleri, iletişim kanalları, randevuları ve teklifleri vardır. Bunlar dönüşümden sonra aynı kayıtla devam eder.
• Dönüşüm sonrası Lead kartında Dönüştürüldü görünür, Lead’in aşaması değişmez ve başlığın yanında Hasta Kartını Aç düğmesi çıkar.
• Kliniğiniz Otomatik Dönüşüm Modu ayarını kullanıyorsa dönüşüm kendiliğinden olabilir: Yalnızca manuel, Randevu oluşturulduğunda ya da Satış oluşturulduğunda.

​

Sohbet ve kanal

Kanal, kliniğinizin hastalarla yazıştığı bağlantıdır: WhatsApp, Instagram, Telegram ve web sitesi widget’ı (Web). Sohbet ise bir kişiyle bir kanal üzerinden yürüyen mesajlaşmadır. Sohbetleri Sohbetler menüsünden yönetirsiniz.

• Bir Sohbet bir kişiye bağlıdır; kişi Lead ya da Hasta olabilir. Lead aşamasındaki kişinin sohbet başlığında Lead · <aşama> yazar.
• Aynı kişiye birden fazla WhatsApp numarasından ulaşıldıysa kişi listede tek satır olarak görünür.
• Hasta kartından ya da Lead kartından Sohbeti Aç ile o kişinin sohbetine geçersiniz. Sohbet panelinden de Randevu Ver ve Satış Oluştur ile bu formları kişi dolu olarak açarsınız.
• AI asistan, hasta mesajlarına yanıt verir ya da size öneri hazırlar. Sohbet bazında kapatıp açabilirsiniz.
• Bir hastayı bir kanalda Engellenen Kullanıcılar ile engelleyebilirsiniz. Engel kanal başınadır.

Ayrıntı için Sohbetler ve Kanallar sayfalarına bakın.

​

Randevu, tedavi ve seans

Randevu, bir kişinin bir Doktor ile belirli bir tarih ve saatteki görüşmesidir. İsteğe bağlı olarak Asistan ve Oda da eklenir. Randevunun Durum değerleri şunlardır: Bekliyor, Onaylandı, İptal Edildi, Reddedildi, Tamamlandı, Gelmedi.

• Randevu bir Hasta’ya ya da bir Lead’e verilebilir. Lead için verilen randevu, Lead’in kendi kaydında da görünür.
• Tedavi, kliniğinizin sunduğu işlemdir. Randevuda yalnızca seçtiğiniz doktorun tedavilerini seçebilirsiniz.
• Birden fazla ziyaret gerektiren tedavilerde randevuya Tedavi Planı eklenir. Plan, Seans 1, Seans 2 gibi satırlardan oluşur.
• Planlı bir seansı takvime almak için o seanstaki Randevu Oluştur’u kullanırsınız. Böylece ana randevuya bağlı bir Seans Randevusu oluşur. Ana randevuda bu kayıtlar Alt Randevular altında listelenir.

Ayrıntı için Randevular ve Tedavi planı ve seanslar sayfalarına bakın.

​

Teklif, satış, tahsilat ve fatura

Para akışı dört kayıtla ilerler: Bilmeniz gerekenler:

• Teklif → Satış: Kabul edilen bir teklifte Satışa Dönüştür dersiniz. Dönüşen teklif düzenlenemez ve Satışı Görüntüle bağlantısı gösterir.
• Randevu → Satış: Randevu listesindeki ya da randevu sayfasındaki Satış Oluştur sizi, hasta ve tedaviler dolu olarak satış formuna götürür. Panel, zaten satışı olan bir randevudan ikinci bir satış oluşturmanıza izin vermez.
• Satış → Tahsilat: Tahsilatı satışa bağlı (Ödeme Ekle) ya da hasta bakiyesi üzerinden satıştan bağımsız alabilirsiniz. Hastanın toplam borcunu Bakiyeler ekranında görürsünüz.
• Satış → Fatura: Faturalar toplamı satışı kapsadığında satış Faturalandırıldı olur. Faturalandırılmış satış silinemez; yalnızca Açıklama düzenlenir.

Ayrıntı için Teklifler, Satışlar, Tahsilat ve Faturalaştırma sayfalarına bakın.

​

Kayıtlar arasındaki akış

Tipik bir hasta yolculuğu aşağıdaki gibidir. Her adım bir önceki adımın kaydını taşır, yeniden giriş yapmazsınız.

​

Kayıt sahipliği ve görünürlük

Hangi kaydı göreceğiniz rolünüze ve kayıtların kime atandığına bağlıdır. Her Lead’in bir Atanan Temsilci’si olabilir. Atama, aşağıdaki kayıtların kime görüneceğini belirler. Diğer sahiplik kuralları:

• Hasta kartındaki İlgili Personel alanı yalnızca bilgi içindir; kayıt görünürlüğü vermez.
• Görmeye yetkiniz olmayan bir hasta kaydını açtığınızda panel “kayıt bulunamadı veya erişiminiz yok” uyarısı verir.
• Verisi KVKK kapsamında imha edilmiş bir hasta salt okunurdur. Kayıtlar görünür, ancak değiştirilemez.
• Rol ve izinlerin tamamı için Roller ve izinler sayfasına bakın.

​

İlgili sayfalar